OneDriveは個人用と組織用で別物だった。Microsoftアカウントと「共有」の落とし穴
Microsoftのサービスを使っていて、こんな経験はないだろうか。
いつも使っているメールアドレスとパスワードでログインしようとしたのに、「そのアカウントは存在しません」と言われる。
いやいや、存在するでしょう。さっきまで使っていたんだから。
実はこれ、Microsoftアカウントの仕組みを知らないと、なかなか理解できない問題なのだ。
しかも、ログインできたとしても、今度はOneDriveの共有で引っかかる。
最近、個人用と組織用のOneDriveでフォルダの共有を試してみたのだが、思っていたようには使えなかった。
調べてみると、そもそもMicrosoftのアカウント体系が、一般の利用者にはかなり分かりにくい構造になっていることが分かった。
Microsoftのアカウントには個人用と組織用がある
まず、ここが分かりにくい。
Microsoftのサービスで使うアカウントには、大きく分けて2種類ある。
個人用Microsoftアカウント
- 個人向けOneDrive
- Microsoft 365 Personal / Family
- Outlook.com
- Xboxなど
職場または学校アカウント
- Microsoft 365 Businessなど
- 組織用OneDrive
- SharePoint
- 組織向けTeamsなど
厳密には、後者はMicrosoft Entra IDという仕組みで管理されるアカウントで、個人用Microsoftアカウントとは別物になっている。
技術的に違う仕組みなのは理解できる。
問題は、利用者から見ると、どちらもMicrosoftのアカウントにしか見えないことだ。
ログイン画面もよく似ているし、使うサービスの名前も同じ。
しかも、同じメールアドレスで個人用と組織用の両方のアカウントが存在することさえある。
これでは混乱しても仕方がない。
「そんなアカウントはありません」と言われる理由
例えば、会社でMicrosoft 365を使っている人が、いつものメールアドレスで個人用Microsoftアカウントのサービスにログインしようとする。
すると、アカウントが見つからないと言われることがある。
会社では毎日使っているのに、だ。
理由は単純で、その人が持っているのは組織用アカウントであって、個人用アカウントではないから。
逆の場合も同じだ。
Microsoftの中では別々に管理されているので、片方にアカウントが存在していても、もう片方に存在するとは限らない。
さらに厄介なのは、同じメールアドレスで両方のアカウントを持っている場合だ。
ログイン時に「個人用アカウント」と「職場または学校アカウント」の選択を求められることがある。
利用者からすると、同じメールアドレスなのに、なぜ選ばなければならないのか分からない。
アカウントの仕組みを理解していれば何ということもないが、普通にWordやExcelを使いたいだけの人が、そこまで理解しているとは限らない。
OneDriveも個人用と組織用で別物
そして、今回私が引っかかったのがOneDriveだ。
OneDriveには個人用と組織用がある。
どちらもクラウド上にファイルを保存して、パソコンやスマートフォンから利用できるサービスだ。
同じOneDriveという名前なので、基本的には同じように使えると思っていた。
ところが、個人用と組織用では保存領域が別々に管理されている。
パソコンのOneDriveアプリに両方のアカウントを登録して、それぞれのファイルを同期することはできる。
しかし、だからといって2つのOneDriveを統合できるわけではない。
別々の保存領域を、1つのアプリで扱えるというだけなのだ。
フォルダを共有したかっただけなのだが……
今回やりたかったことは、それほど難しいことではない。
個人用と組織用のOneDriveでフォルダを共有して、普段使っているフォルダと同じように扱いたかった。
OneDriveにはフォルダの共有機能がある。
だから、共有設定をすればいいだけだと思っていた。
ところが、実際に試してみると、どうも違う。
確かに共有はできる。
個人用アカウントから、組織用OneDriveの共有されたフォルダにアクセスすることはできた。
共有されたファイルを見ることもできるし、権限があれば編集もできる。
ただ、感覚としては、自分のOneDriveに共有フォルダが追加されたというより、相手のOneDriveの中に入って操作している感じなのだ。
私が期待していたのは、自分のOneDriveに共有フォルダが追加され、ほかのフォルダと同じように同期して使えることだった。
これが思ったようにできない。
調べてみると、Microsoftの公式説明にも制限が書かれていた。
個人用と組織用のOneDriveは保存領域を統合できない。また、組織外に共有されたフォルダを自分のOneDriveへショートカットとして追加する機能にも制限がある。
組織間で共有フォルダを同期する仕組みはあるが、共有先にも職場または学校アカウントが必要で、個人用Microsoftアカウントでは利用できない。
つまり、共有リンクからアクセスできることと、自分のOneDriveのフォルダとして同期できることは別の話なのだ。
なるほど、そういうことか。
いや、それなら最初から分かるようにしておいてほしい（笑）。
「共有できる」という言葉がややこしい
ここで気になったのが「共有」という言葉だ。
一口に共有と言っても、実際にはいくつかの意味がある。
- 相手にファイルを見せられる
- 相手にファイルを編集させられる
- 相手の共有フォルダにアクセスできる
- 自分のパソコンに共有フォルダを同期できる
- 自分のOneDrive内のフォルダと同じように扱える
これらは似ているようで、同じではない。
特に最後の2つは、単にアクセス権限を渡すだけでは実現できないことがある。
OneDriveの個人用と組織用の間では、この違いが大きい。
Microsoftが「共有できます」と説明していても、利用者が期待する共有方法とは違う場合があるのだ。
では、どうすればいいのか？
まず、ログインできない場合は、自分が使おうとしているアカウントが個人用なのか、職場または学校用なのかを確認した方がいい。
同じメールアドレスだからといって、同じアカウントとは限らない。
すでに別のアカウントでログインしている可能性もあるので、いったんサインアウトするか、ブラウザのプライベートウィンドウで試すのも方法の一つだ。
OneDriveでファイルを共有したい場合は、目的によって方法が変わる。
ファイルを見せたい、共同編集したいだけなら
OneDriveの共有リンクを使えばよい。もちろん、共有元の組織で外部共有が許可されている必要がある。
個人用と組織用のファイルを1台のパソコンで扱いたいなら
OneDriveアプリに両方のアカウントを登録すれば、それぞれの保存領域を利用できる。ただし、両者が一つになるわけではない。
共有フォルダを自動同期して、同じフォルダを共同で使いたいなら
個人用と組織用の組み合わせでは制限がある。組織用アカウント同士であれば、管理者の設定などの条件を満たすことで、外部組織との同期が可能な場合もある。
何を「共有」したいのかを先に考えておかないと、設定してから思っていたのと違うことになってしまう。
仕組みを分けるのはいい。でも、分かりにくすぎないか？
個人用と組織用を分けること自体が悪いとは思わない。
会社のデータと個人のデータを別々に管理することには、セキュリティや管理上の理由がある。
特に組織用アカウントは、会社の管理者がアクセス権限やセキュリティポリシーを管理できる必要がある。
だから、仕組みが分かれていることには合理性がある。
ただ、それと利用者にとって分かりやすいかどうかは別の問題だ。
同じMicrosoftのサービスで、同じようなログイン画面を使い、同じOneDriveという名前が付いている。
それなのに、アカウントも保存領域も別物。
しかも、同じメールアドレスで異なるアカウントが存在する場合まである。
これは、一般の利用者に理解してもらうには、かなり無理があるように思う。
パソコンの設定や管理に慣れていない人なら、ログインできない時点で、何が起きているのか分からなくなるだろう。
そして、それを説明する側も結構大変なのだ。
サービスの内部構造を利用者が理解しなければ使いこなせないというのは、あまり親切な設計とは思えない。
個人用と組織用を分けるのは構わない。
ただ、もう少し分かりやすくしてもらえないものだろうか。
Microsoftさん、せめて「アカウントがありません」ではなく、「こちらは個人用アカウントのログイン画面です」くらいは案内してほしい。
……まあ、これも表示する状況によっては難しいのだろうけど（笑）。